Efecto de la implementación de un sistema de información en el proceso de matrícula de la empresa Operamaq de la ciudad de Cajamarca

Abstract

La presente investigación tiene como objetivo principal evaluar el efecto de la implementación de un sistema de información en el proceso de matrícula de la empresa Operamaq de la ciudad de Cajamarca, donde la secretaria y administradora realizan las actividades de este proceso de manera manual, desde registrar un alumno, una matrícula y pagos, hasta generar reportes en hojas de cálculo, siendo poco óptimo y engorroso, puesto que muchas veces existe duplicidad de información o pérdida de la misma generando un déficit en la administración. Para dar solución al problema se diseñó un sistema web, utilizando la metodología en Cascada, considerando las cinco fases: Análisis y definición de requerimientos, diseño del sistema y del software, implementación y prueba de unidad, integración y prueba de sistema y la última fase, operación y mantenimiento, para luego ser programado en PHP usando el paradigma de programación procedimental, basados en la arquitectura cliente – servidor e implementando los módulos de gestión académica, mantenimientos, operaciones y reportes; la investigación se basó en un diseño tipo “preexperimental”. La mejora del proceso de matrícula con el uso del sistema de información se ve palpable en la reducción de tiempo promedio para realizar dicho proceso, mejorando en un 36%, también se pudo constatar una reducción del tiempo promedio para registrar un pago en un 21%, asimismo, se obtuvo un efecto positivo en el nivel de satisfacción para realizar las actividades del proceso de matrícula en un 68.9%, nivel de satisfacción en la integridad y disponibilidad de la información generada en un 72% de aprobación, más un 62% de satisfacción en el tiempo que se toma para llevar a cabo las actividades del proceso de matrícula. También el nivel de incidencias tuvo resultados positivos con la implementación del sistema como la disminución de expedientes perdidos de alumnos retirados por mes en un 85.71%, aumentar en un 92% los expedientes de alumnos a matricular, quedando registrado las consultas y guardado los datos de los posibles alumnos y por último se redujo en un 45.5% la omisión de cuotas de pago. Se concluye con los resultados mostrados que la implementación del sistema tuvo un efecto positivo en lo que refiere el proceso de registro de matrícula de la empresa Operamaq S.R.L.